Productive-Daten als Gespräch: der MCP Connector

Ausgangslage: Die Antworten stecken im System, nur kommt niemand dran

Mit jedem neuen Kunden wuchs in Productive das, was irgendwann niemand mehr überblickt: Budgets je Kunde, offene Tickets, Kunden, die auf Antwort warten, fällige Follow-ups, geleistete Stunden, Upsell-Chancen. Jede dieser Fragen war beantwortbar – über eine eigene Klickstrecke durch Reports und Ansichten. Zusammen ergaben sie einen Zeitfresser, der jeden Tag zurückkam.

Der erste Schritt war deshalb kein Code. Ich habe den Zeitfresser dokumentiert und analysiert: Welche Fragen stellt das Team wirklich, wie oft, und wie viele Klicks kostet jede Antwort? Erst aus dieser Liste entstand das Werkzeug.

Konzept: bauen statt Tarif hochkaufen

Productive bietet einen eigenen MCP-Server an – aber erst im Ultimate-Tarif für 33 $ pro Person und Monat. Das Team arbeitete im Essential-Tarif für 10 $ (beides bei jährlicher Zahlung). Bei zehn Mitarbeitern hätte das Upgrade allein für den MCP-Zugang 230 $ gekostet, jeden Monat.

Ich habe den Connector gebaut, statt den Tarif hochzukaufen. Und der eigene kann etwas, das ein Standard-Connector nicht kann: Er kennt unsere Fragen.

Architektur

Der Connector ist ein eigener MCP-Server auf einem Cloud-VPS: TypeScript, neun rein lesende Werkzeuge gegen die JSON:API von Productive, abgesichert über einen eigenen OAuth-Provider: Jeder im Team meldet sich mit eigenem Login an und sieht nur die eigenen Kunden. Verbunden wird Claude oder ein anderes LLM per MCP, gefragt wird in Klartext.

Rein lesend heißt: Der Connector schreibt nichts nach Productive zurück. Stunden, Tickets und Budgets werden dort gepflegt, nicht hier. Das läuft auf eigener Infrastruktur, mit eigenem Service-Zugang. Kein Upgrade, keine Lizenz, kein Anbieter dazwischen.

Was das Team den Connector fragt

Der Nutzen hängt an der Rolle. Im Vertrieb lautet die häufigste Frage: „Womit hat dieser Kunde Schwierigkeiten?“ Die Antwort steckt längst in den Tickets. Zieht ein Kunde die Umsetzung seit Monaten hin, weil im Haus niemand weiß, wie die Änderungen auf die Website kommen, ist das kein Projektproblem – es ist ein Upsell. IT-Dienstleistung anbieten, Blocker auflösen.

Im Projektmanagement ersetzt der Connector die tägliche Klickstrecke durch vier Fragen: Welche Kunden haben geschrieben und warten auf Antwort, und seit wann? Bei wem steht ein Follow-up aus, weil er sich nicht meldet? Was sind meine Aufgaben der Woche über alle Kunden hinweg? Und wie viele Stunden liefen diesen Monat pro Kunde auf? Auch der Monatsbericht entsteht so – mit konkreter Anbindung an die Tickets, als Audit: was ist wirklich abgeschlossen, was nicht.

Und für alle, die mit Kunden arbeiten: ein Daily Briefing. Eine Frage am Morgen, was heute bei welchem Kunden ansteht.

Stolperstellen: drei Stellen, an denen es hakte

Der erste Zugang zog sämtliche Kunden der Agentur auf einmal. Jede Antwort wurde zur Datensuppe, Tokens und Kontextfenster verbrannten an Kunden, die den Fragenden gar nicht betrafen. Die Lösung: individuelle Zugänge, die nur die eigene Kundenliste freigeben – eine Rollenverteilung auf Datenebene, die auch festlegt, welche Daten welcher Mitarbeiter überhaupt abrufen darf.

Productive markiert nicht, wer Kunde ist und wer Kollege. Die Felder external, employee und person_type sind bei allen 148 Personen im System leer. Der Connector leitet die Unterscheidung deshalb über die Firmenzugehörigkeit ab.

Kommentare lassen sich über die API nicht nach Datum filtern – die Anfrage kommt mit Status 422 zurück. Der Connector blättert deshalb von neu nach alt und schneidet das Zeitfenster selbst. Genau daraus entsteht die Frage, die vorher niemand beantworten konnte: Wo wartet ein Kunde seit gestern auf uns?

Vom internen Werkzeug zum Produkt

Von der Analyse des Zeitfressers bis zum Produktionsbetrieb vergingen zwei Wochen, Test inklusive. Für das Agenturteam läuft der Connector seitdem kostenlos als internes Werkzeug.

Inzwischen ist daraus ein Produkt geworden, das auch anderen Agenturen offensteht, die mit Productive arbeiten.

Am Anfang stand eine dokumentierte Liste von Fragen, die jeden Tag Klicks kosteten. Zählen Sie Ihre eigenen: Welche Frage beantworten Sie jede Woche von Hand, obwohl die Daten längst im System liegen? Schreiben Sie mir.